就活を終えた内定者の方へ。セミナー収録DVDや書き下ろしビジネス書で入社前に役立つビジネス研修を。自分でスキルアップ!

仕事

新入社員の入社前の今しかできないことがあります。

  • これから会社で何をしていきたいか
  • 今の会社は何が問題だと思うか
  • 何を変えたいと思うか

フレッシュな状態での目標を詳しく書き留めておきましょう。一生の財産になります。

 

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自分が発するメッセージを、きちんと管理できているか

今回は、仕事を管理する基本、環境の管理じゃ。
仕事を語る前にその前提となるのが、職場の環境なんじゃ。
デスク周りや着ている服や靴、眼鏡、PCやモニター、空調などの環境を整えることを考えなくてはいかんな。
なんか、いきなり細かい話だねー。僕のデスクなんか散らかり放題さ。これも仕事をいっぱい抱えてるってことかな。ハハハ。
ハハハじゃないぞ。デスク周りはもちろん、良い環境なくしては、良い仕事は生まれないのじゃ。たとえば、いくら能力の高い人間だったとしても、真夏で空調が壊れたようなオフィスで働いていたら、著しく能率が下がってしまうじゃろう。仕事がデキるか、デキないかは、その環境で決まると言っても過言ではないんじゃ。

でも、「環境が大事」なんて、今まで言われたことないよ。

プロとしての仕事をするには、自分の環境を、自分で整えなくてはならないんじゃぞ。会社任せにしていたらいかん。
うーん。そう言われても何から手をつけていいのか分からないや。とりあえず掃除から始めればいいのかな。かなり散らかってるし。
確かに掃除は大事じゃぞ。じゃが、その前に現在の問題点を明らかにして、その解決策として環境を変えていくようにするんじゃ。
うーん、よく分からないな。問題点って言われると、全部問題点のような気がするし。
まず、これを見てみて。

環境を考える上での影響は3つあるの。まず、生理的な影響。これは、寒いとか暑いとか、姿勢の良し悪し、体調、それから匂いや音などに関することね。次に心理的な影響ね。他の人との机の向きや近さ、景色、密集具合などのこと。そして最後に、機能的な影響よ。これは整理整頓された机と、乱雑な机だと、仕事の能率が違ってくるのは分かるわよね。
なるほどね。そういう見方からすると、問題点としてはいくつかあるかな。まず、夏になると外出から帰ってくると、しばらくは暑すぎて仕事にならない。あと、なぜか夕方近くになると、ムアっとした湿気を感じて息苦しいんだけど。
ふーん、夏の暑さは結構切実な問題よね。外出から帰って来た時は、リフレッシュとクールダウンを兼ねて、上着を脱いで袖をまくったりして通気を良くした上で、コップ一杯の水を飲むといいわ。水は体温を下げるからね。飲みすぎるとダルさが出るけどね。
なるほど。仕方ないことだと思って、気にしてなかったな。でも職場の環境に気を使おうと思うと、やっぱり細かいねー。いちいちそんなこと気にしてられるかな。
まずは重要な順にみていけばいいのよ。それに毎日気にするものというよりも、月に1回とか、期間を決めて定期的に見直してみるといいわよ。チェックリストも公開しているから、自分の部署のものをチェックしてみるといいわ。
なるほど。月に1回ならできるかも。

気温と湿度は、これだけ仕事に影響する

それじゃまず、寒い・暑いとかの生理的な影響のことについてね。これは、「健康を管理する」にも少しつながるんだけど、健康面だけじゃなくて仕事の能率にも大きく関わってくるから重要なのよ。
確かに、真夏にエアコンなしで働くなんてゴメンだよね。でもオレの席ってなぜか、結構エアコンの風邪が直撃する場所が多いんだ・・・。
それは対策が必要だわね。まず健康面から見ていきましょうね。気温と湿度の対策は、内勤か、それとも外出が多い仕事かによって対策は違うわ。外出が多い場合は、必ず天気予報で、気温と湿度の情報をチェックして。そして常に温度調節しやすいアイテムを持って歩くことよ。
営業先に行くときとかは、温度変化はホント激しいよ。外は寒いのに、電車内とかオフィス内は暑すぎるし。夏はその逆だよね。
気象の条件と体は密接に関係しているのよ。「気象病」という病気もあるんだからね。気温や湿度の変化についていけず、血流や呼吸系の疾病を起こしやすくなるの。甘く考えずに、体感温度の管理をしっかりね。多少荷物が増えてもいいじゃない。
確かに、病気にはなりたくないね。外回りのときは気をつけよっと。
それから、特に外出が多い場合。前の日より、5度以上の温度変化がある日は要注意よ。こういう日は、心疾患を引き起こす人が多くなると言われるほど、体に影響があるわ。同じ日の中でも、気温変化が大きかったりする場合は、やはり注意が必要なの。
そういう日は、着るものに気をつけろってことね。
じゃあ今度は、内勤が多い場合、オフィス内ではエアコンの温度くらいしか整えられないよね?
エアコンの設定温度と体感温度は重要よ。風邪を引くような気温は論外だけど、仕事の能率が高まるような設定にコントロールすることが重要よ。外国では、外の気温が高すぎる場合は勤務時間を減らすように義務付けているところもあるのよ。それほど、気温は仕事環境に影響するっていうことね。
へー、なんかうらやましいような・・・。普通は、22度~25度位が一般的な設定温度だよね。オフィスは一応この温度になってるんだけど、オレは暑がりだから、低めの温度に設定するんだ。でも、気づくと誰かが勝手に温度を上げてたりするんだよ。
気温と湿度の設定って、単に一定の温度にすればそれで良いってものじゃないのよね。
人によって感じる温度、「体感温度」は人それぞれでしょ。それに、エアコンは部屋全体に対して設定するけど、場所によって温度にばらつきが出てしまうのよね。それに窓側と通路側では日当たりと風の影響もあるから、設定温度とは変わってきてしまうわ。だから意外と奥が深いのよ。
そう言われると、確かに奥が深いねー。
人によって体感温度が違うのは仕方ないけど、自分でできる対策はするべきね。

・全体的に寒い(又は暑い)
⇒ブランケットを掛ける、カーディガンを羽織る、袖や襟を開ける、体を冷やすもの、温めるものを飲む
・蒸し暑い、湿度が高い
⇒スリッパやサンダルを履く
・通風孔が自分に向いていて、風が直撃する
⇒通風孔の向きを変える、通風孔を当て板等で無理やりふさぐ
・足や手など部分的に寒い(又は暑い)
⇒小さい扇風機で風を掻き回す
なるほどね。自分のデスクにも早速クリップ扇風機をつけてみよう。あとは、オレはサンダルかな。なんとなく社内でもサンダルを履くのは気が引けてたんだけど。
自分がそのほうが快適なら、そういう風に変えるべきよ。
あと、カーディガンとかの温度調節できる服も、今度の休みに買ってこよう。
そうね。ちゃんと「外見を管理する」をチェックしてから、まともなのを買ってね。
じゃ、もうちょっと細かい話をするわね。
オフィス内のエアコンは普通、25度と決めたら、ずっとその一定の温度に保たれるわよね。それじゃ、人の体温はどうかしら。ずっと一定だと思う?
う~ん。大体36度とかで一定なんじゃない?熱とか出せば別だけどさ。
ところが変わるのよ、時間を追うごとに刻々と。もちろん気温みたいに3度も4度も変わる訳じゃないけど、0.5度くらいの範囲で変わっていくわ。たとえば朝と昼でも、体感温度は違うはずよ。
そう言われると、ちょっとだけ違う気もするな。あー、あと会議室に入るとなぜか体温が上がる気がする。
食事後の血糖値の変化や、精神的な興奮状態によって、体温は変わるわ。
たとえば、こういうケースが多いはずよ。まず出社直後は朝食の後でもあるし、通勤時の運動で体温は高い状態ね。そして徐々に体温が落ちていって、お昼ご飯を食べると体温が高くなる。そして夕方になるにつれて、また徐々に体温が低くなる。
なーるほど、確かに!
エアコンの効き目の問題かと思ってた。
他にも、動き回ったりすれば、もちろんその分だけ体温も上がるはずよ。また、プレゼンとか緊張するような場面のときも体温が上がるわね。だから会議室とか、議論が白熱しやすいところでは体温が高くなりがちね。あと、その場所の人口密度によっても、当然温度が変化するわ。
ほんと、奥が深いんだねー。
商談とか会議のときをイメージしてアドバイスしてみるわね。
まず来客の場合は、外から来ると始めは体温が高い状態よ。とくに真夏の場合は、最高潮だわね。低めの温度設定と、冷たい飲み物が必要よ。クールダウンしてもらう間に雑談なんかが良いかもね。そして、いったんクールダウンしてから話を続けると徐々に上がり始めて、終わる頃には再び体温が高くなっているはずよ。これに合わせてエアコンの設定や、追加の飲み物を用意することができれば、デキBizよ。
逆に自分が外出する場合は、自分自身の体感温度をコントロールするのね。
なるほどね。相手の体感温度に気を使ったことなんて無かったから。今度から気にしてみよう。プレゼンの時なんかでも、「気配りできる人」って思われるかもね。

気温と湿度は、これだけ仕事に影響する

それじゃまず、寒い・暑いとかの生理的な影響のことについてね。これは、「健康を管理する」にも少しつながるんだけど、健康面だけじゃなくて仕事の能率にも大きく関わってくるから重要なのよ。
確かに、真夏にエアコンなしで働くなんてゴメンだよね。でもオレの席ってなぜか、結構エアコンの風邪が直撃する場所が多いんだ・・・。
それは対策が必要だわね。まず健康面から見ていきましょうね。気温と湿度の対策は、内勤か、それとも外出が多い仕事かによって対策は違うわ。外出が多い場合は、必ず天気予報で、気温と湿度の情報をチェックして。そして常に温度調節しやすいアイテムを持って歩くことよ。
営業先に行くときとかは、温度変化はホント激しいよ。外は寒いのに、電車内とかオフィス内は暑すぎるし。夏はその逆だよね。
気象の条件と体は密接に関係しているのよ。「気象病」という病気もあるんだからね。気温や湿度の変化についていけず、血流や呼吸系の疾病を起こしやすくなるの。甘く考えずに、体感温度の管理をしっかりね。多少荷物が増えてもいいじゃない。
確かに、病気にはなりたくないね。外回りのときは気をつけよっと。
それから、特に外出が多い場合。前の日より、5度以上の温度変化がある日は要注意よ。こういう日は、心疾患が多くなると言われるほど、体に影響があるわ。同じ日の中でも、気温変化が大きかったりする場合は、やはり注意が必要なの。
じゃあ今度は、内勤が多い場合、オフィス内では空調の温度くらいしか整えられないよね?
気温と体感温度は重要よ。風邪を引くような気温は論外だけど、仕事の能率が高まるような気温にコントロールすることが重要よ。外国では、気温が高すぎる場合は勤務時間を減らすように義務付けているところもあるのよ。それほど、仕事環境に影響するっていうことね。
へー。普通は、22度~25度位が一般的な温度だよね。オフィスは一応この温度になってるんだけど、オレは暑がりだから、低めの温度に設定するんだけど、気づくと誰かが勝手に温度を上げてたりするんだよ。
気温と湿度の設定って、単に一定の温度にすればそれで良いってものじゃないのよね。
人によって感じる温度、「体感温度」は人それぞれでしょ。それに、エアコンは部屋全体に対して設定するけど、場所によって温度にばらつきが出てしまうのよね。それに窓側と通路側では日当たりと風の影響もあるから、設定温度とは変わってきてしまうわ。だから意外と奥が深いのよ。
そう言われると、確かに奥が深いねー。
人によって体感温度が違うのは仕方ないけど、自分でできる対策はするべきね。

・全体的に寒い(又は暑い)
⇒ブランケットを掛ける、カーディガンを羽織る、袖や襟を開ける、体を冷やすもの、温めるものを飲む
・蒸し暑い、湿度が高い
⇒スリッパやサンダルを履く
・通風孔が自分に向いていて、風が直撃する
⇒通風孔の向きを変える、通風孔を当て板等で無理やりふさぐ
・足や手など部分的に寒い(又は暑い)
⇒小さい扇風機で風を掻き回す
なるほどね。自分のデスクにも早速クリップ扇風機をつけてみよう。あとは、オレはサンダルかな。なんとなく社内でもサンダルを履くのは気が引けてたんだけど。
自分がそのほうが快適なら、そういう風に変えるべきよ。

求められるレベルを、正確に知ろう

今回は「仕事を管理する」じゃ。いよいよ、仕事そのものに関することじゃぞい。仕事は、デキBizの基本理念である「最少の投資で、最大の効果を」という視点がもっとも有効な分野じゃ。しっかり理解し、そして実践するんじゃぞ。
まずはユキコくん、基本的な2つの視点を説明しとくれ。

はい、はかせ。
一口に「仕事を管理する」と言っても、職種などによって、管理すべき内容とか方法は違うはずだから、ここでは誰にでも共通する視点を説明するわね。
まず、ひとつ目の基本的な考え方は、「求められるレベルの仕事を、より少ない手間で仕上げる」ということよ。まさにデキBizの理念どおりよね。
ふーん。なんか、「より少ない手間」っていうと、手抜きみたいだね。
一手間、多くかけたほうが、いい仕事ができることもあるんじゃないかなぁ。
「手抜き」っていうこととは全然違うのよ。仕事の依頼者が求めているレベルに満たない仕事は、もちろん「手抜き」と呼ばれても仕方ないけど、求められている以上のレベルの仕事もデキBiz的にはダメなのよ。相手は喜ぶかも知れないけどね。でもそのために余計に掛かった時間というのは、誰かが負担しなきゃいけないのよ。
そうじゃ。じゃから、相手が求めるレベルを正確に把握することが大前提となるのじゃ。ここを曖昧にしたまま仕事を始めると、大きな無駄ができたり、仕事を終える直前になって「話が違う」という事態にもなりかねんからな。そして、そのレベル以上でも以下でもなく、求められるとおりに仕上げることじゃ。そのうえで、いかに手間を省くことができるかを考えるのがデキBizじゃぞ。
じゃ、たとえばこういうことかな。上司から、「お前の担当顧客との商談内容を、レポートしてくれ」なんてよく言われるんだけど、進捗状況が知りたいだけみたいなんだ。こういう時、今までは念のためワープロで打ち出して紙を見せながら説明してたんだけど、デキBiz的には商談のときのノートを見せるだけでも、OKっていうこと?
そういうことよ。上司が「部長会議で報告する」などのためなら、ノートで十分だと思うわ。ただし、本当にそれが「求めるレベルなのか」っていうのを、事前にきちんと本人に確認すべきなのよ。
そしてもちろん、上司から仕事の指示を受けるときだけではなくて、お客さんとか取引先に対しての仕事の場合もまったく同じじゃ。どんな仕事でも、求められているレベルを相手と一緒に十分確認して、できれば書面とかメールで記録を残しておくべじゃぞ。
そうかー。そこまでやんなきゃ、デキBizとは呼べないのね・・・。
でも相手との、レベルの確認さえきちんと行えば、その時点で仕事の半分近くは終わったようなものよ。よく大げさに「仕事は段取りが8割」なんて言うけれど、これが本当なら「レベルの確認が5割、段取りが3割」ってとこかな。残りの2割で実行するのよ。
それで、段取りのところでいかに手間を省けるか、という視点で考えてね。
具体的な方法は、これから徐々に伝授してゆくぞい。
じゃ、ユキコくん、もうひとつの視点も説明してくれんか。

力の入れどころを知ろう

はい、はかせ。
それじゃ2つめはね、「力の入れどころ」を知るということよ。
力の入れどころ?
そう。よく「常に120%で頑張る」ということを自慢にしている人もいるわね。でも意気込みとしてはいいかもしれないけど、あまり効率的とはいえないわ。だって、体も気力もずーっと持つわけじゃないでしょ。それよりも、普段はそこそこで、いざ!というときに120%で頑張る、というのが理想なのよ。
いざ、というのがどんな時のことなのか、なかなか分かりづらいかも知れんがの。
うん、分からないっ!
威張るところではないぞ。
ビジネスでは、ここぞ!と言うときがあるもんなんじゃ。たとえば、「夜遅くに新規のお客様から問合せの電話が入った」とか、「お得意様を怒らせてしまってクレームになっってしまった」とかいうケースじゃな。

うーん。よくあるケースな気がする。とくに「怒らせてしまって」というのは。

そんなに起こられとったのか?まあ良い。
先の例でたとえば、「夜遅くに新規の合わせ」という場面では、困って電話をかけて来ている可能性が高い。そのため、スムーズにことが運ぶ可能性があるんじゃ。また、「お得意様を怒らせてしまった」ような場面では、上顧客からの注文がもらえなくなったら売上が大幅に減ってしまうかもしれない訳じゃな。
こういったチャンスやピンチの重要な場面にこそ、全精力を傾けるのが良いんじゃ。

ヒロユキくんの好きな野球でも、4打席のうち3回を三振してしまったとしても、満塁の1打席でホームランを打てば、その試合ではヒーロー扱いでしょ?

なるほどね。チャンスに打て、っていうことだね。
そうよ。「ここがチャンスだ」と感じることと、そのチャンスを確実にモノにすることができればデキBizと呼べるわよ。
どこがチャンスなのかを見極めるには、企業の経営の土台である「お金の流れ」について知らねばならん。つまり財務諸表のことじゃな。そのうえで自社の商品のことや、そのマーケットについて知っておらんと、せっかくのチャンスを見逃してしまう。
そーかー。僕もよくチャンスボールを見逃して三振しちゃうんだよね。見る目がないのかなぁ。
ゆっくりと見る目を養うことじゃな。今ユキコくんが説明してくれた2つの視点を持った上で、次のそれぞれの要素について良ーく勉強するんじゃ。確実に仕事の幅が広がるぞ。
はーい、がんばってみる。

4つの要素で完璧に仕事を管理する

じゃ、まずこの図を見て。
こんどは、4種類なんだね。
そう。例によって、重要なものから順に下に配置されているのよ。
まずは、何は無くとも「仕事の環境を整える」ことからスタートよ。
いつも痛いとこ突かれるなー。確かにデスクはきたないんだよね。キーボードなんかもコーヒーこぼしちゃったし。
まあ、清潔さも大事だけど、それ以上に「仕事を効率的にこなせる環境か」ということよ。快適な環境なくして、良い仕事なし。良い道具とは何かを考えてみたり、書類などの整理術についても触れてみるわね。
なんだ、整理整頓のことね。整頓といえば、パソコンのデータも整頓しなきゃな。

データの整理ももちろん、含まれているわよ。
それから次は、時間を管理することね。とても重要な考えかたが含まれているから、よーく覚えていってね。

次の「キャパを広げる」っていうのは?

簡単にいうと、できることの幅を広げていく、っていうことね。難しい勉強をするということではなくて、ちょっとした工夫で仕事の幅を広げることはできるのよ。

じゃあ、最後の「In/Outの比率」っていうのは?
これは、仕事というものを、「Inputすること」と「Outputすること」に分けて考えて、そのバランスをみていこうというものよ。簡単に言うと「聞く」「読む」などはInputで、「書く」「話す」などはOutputよ。ことわざで、一を聞いて十を知るというのがあるわね。これは理想的といえるのよ。ただし、正確には「知る」ことはInputの一部だから、「一を聞いて10を話す」というのがデキBiz的なのよ。

デキBizで「外見の管理」と呼んでおるのは、まさにこの「Outputすること」を管理することでもあるのじゃ。良いOutputをするには、良いInputを仕入れなければならない。つまり知識じゃな。

「知識は力」のところの視点で「Input」して、「外見の管理」のところで覚える視点で「Output」していこうっていうことだね??うーん。つながってきたぞ~。

そのとおりよ。なかなか飲み込みが早くなったわね。
そしてInputよりOutputが多い方が、当然良い仕事をしていることになるわ。
これをちゃんとチェックしていきましょう、ということなのよ。
余暇と並んで、デキBizピラミッドの最後の項目だからね。がんばって。
はーい、がんばってみる。


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