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上司からの仕事受け

求められるレベルを、正確に知ろう

今回は「仕事を管理する」じゃ。いよいよ、仕事そのものに関することじゃぞい。仕事は、デキBizの基本理念である「最少の投資で、最大の効果を」という視点がもっとも有効な分野じゃ。しっかり理解し、そして実践するんじゃぞ。
まずはユキコくん、基本的な2つの視点を説明しとくれ。

はい、はかせ。
一口に「仕事を管理する」と言っても、職種などによって、管理すべき内容とか方法は違うはずだから、ここでは誰にでも共通する視点を説明するわね。
まず、ひとつ目の基本的な考え方は、「求められるレベルの仕事を、より少ない手間で仕上げる」ということよ。まさにデキBizの理念どおりよね。
ふーん。なんか、「より少ない手間」っていうと、手抜きみたいだね。
一手間、多くかけたほうが、いい仕事ができることもあるんじゃないかなぁ。
「手抜き」っていうこととは全然違うのよ。仕事の依頼者が求めているレベルに満たない仕事は、もちろん「手抜き」と呼ばれても仕方ないけど、求められている以上のレベルの仕事もデキBiz的にはダメなのよ。相手は喜ぶかも知れないけどね。でもそのために余計に掛かった時間というのは、誰かが負担しなきゃいけないのよ。
そうじゃ。じゃから、相手が求めるレベルを正確に把握することが大前提となるのじゃ。ここを曖昧にしたまま仕事を始めると、大きな無駄ができたり、仕事を終える直前になって「話が違う」という事態にもなりかねんからな。そして、そのレベル以上でも以下でもなく、求められるとおりに仕上げることじゃ。そのうえで、いかに手間を省くことができるかを考えるのがデキBizじゃぞ。
じゃ、たとえばこういうことかな。上司から、「お前の担当顧客との商談内容を、レポートしてくれ」なんてよく言われるんだけど、進捗状況が知りたいだけみたいなんだ。こういう時、今までは念のためワープロで打ち出して紙を見せながら説明してたんだけど、デキBiz的には商談のときのノートを見せるだけでも、OKっていうこと?
そういうことよ。上司が「部長会議で報告する」などのためなら、ノートで十分だと思うわ。ただし、本当にそれが「求めるレベルなのか」っていうのを、事前にきちんと本人に確認すべきなのよ。
そしてもちろん、上司から仕事の指示を受けるときだけではなくて、お客さんとか取引先に対しての仕事の場合もまったく同じじゃ。どんな仕事でも、求められているレベルを相手と一緒に十分確認して、できれば書面とかメールで記録を残しておくべじゃぞ。
そうかー。そこまでやんなきゃ、デキBizとは呼べないのね・・・。
でも相手との、レベルの確認さえきちんと行えば、その時点で仕事の半分近くは終わったようなものよ。よく大げさに「仕事は段取りが8割」なんて言うけれど、これが本当なら「レベルの確認が5割、段取りが3割」ってとこかな。残りの2割で実行するのよ。
それで、段取りのところでいかに手間を省けるか、という視点で考えてね。
具体的な方法は、これから徐々に伝授してゆくぞい。
じゃ、ユキコくん、もうひとつの視点も説明してくれんか。

力の入れどころを知ろう

はい、はかせ。
それじゃ2つめはね、「力の入れどころ」を知るということよ。
力の入れどころ?
そう。よく「常に120%で頑張る」ということを自慢にしている人もいるわね。でも意気込みとしてはいいかもしれないけど、あまり効率的とはいえないわ。だって、体も気力もずーっと持つわけじゃないでしょ。それよりも、普段はそこそこで、いざ!というときに120%で頑張る、というのが理想なのよ。
いざ、というのがどんな時のことなのか、なかなか分かりづらいかも知れんがの。
うん、分からないっ!
威張るところではないぞ。
ビジネスでは、ここぞ!と言うときがあるもんなんじゃ。たとえば、「夜遅くに新規のお客様から問合せの電話が入った」とか、「お得意様を怒らせてしまってクレームになっってしまった」とかいうケースじゃな。

うーん。よくあるケースな気がする。とくに「怒らせてしまって」というのは。

そんなに起こられとったのか?まあ良い。
先の例でたとえば、「夜遅くに新規の合わせ」という場面では、困って電話をかけて来ている可能性が高い。そのため、スムーズにことが運ぶ可能性があるんじゃ。また、「お得意様を怒らせてしまった」ような場面では、上顧客からの注文がもらえなくなったら売上が大幅に減ってしまうかもしれない訳じゃな。
こういったチャンスやピンチの重要な場面にこそ、全精力を傾けるのが良いんじゃ。

ヒロユキくんの好きな野球でも、4打席のうち3回を三振してしまったとしても、満塁の1打席でホームランを打てば、その試合ではヒーロー扱いでしょ?

なるほどね。チャンスに打て、っていうことだね。
そうよ。「ここがチャンスだ」と感じることと、そのチャンスを確実にモノにすることができればデキBizと呼べるわよ。
どこがチャンスなのかを見極めるには、企業の経営の土台である「お金の流れ」について知らねばならん。つまり財務諸表のことじゃな。そのうえで自社の商品のことや、そのマーケットについて知っておらんと、せっかくのチャンスを見逃してしまう。
そーかー。僕もよくチャンスボールを見逃して三振しちゃうんだよね。見る目がないのかなぁ。
ゆっくりと見る目を養うことじゃな。今ユキコくんが説明してくれた2つの視点を持った上で、次のそれぞれの要素について良ーく勉強するんじゃ。確実に仕事の幅が広がるぞ。
はーい、がんばってみる。

4つの要素で完璧に仕事を管理する

じゃ、まずこの図を見て。
こんどは、4種類なんだね。
そう。例によって、重要なものから順に下に配置されているのよ。
まずは、何は無くとも「仕事の環境を整える」ことからスタートよ。
いつも痛いとこ突かれるなー。確かにデスクはきたないんだよね。キーボードなんかもコーヒーこぼしちゃったし。
まあ、清潔さも大事だけど、それ以上に「仕事を効率的にこなせる環境か」ということよ。快適な環境なくして、良い仕事なし。良い道具とは何かを考えてみたり、書類などの整理術についても触れてみるわね。
なんだ、整理整頓のことね。整頓といえば、パソコンのデータも整頓しなきゃな。

データの整理ももちろん、含まれているわよ。
それから次は、時間を管理することね。とても重要な考えかたが含まれているから、よーく覚えていってね。

次の「キャパを広げる」っていうのは?

簡単にいうと、できることの幅を広げていく、っていうことね。難しい勉強をするということではなくて、ちょっとした工夫で仕事の幅を広げることはできるのよ。

じゃあ、最後の「In/Outの比率」っていうのは?
これは、仕事というものを、「Inputすること」と「Outputすること」に分けて考えて、そのバランスをみていこうというものよ。簡単に言うと「聞く」「読む」などはInputで、「書く」「話す」などはOutputよ。ことわざで、一を聞いて十を知るというのがあるわね。これは理想的といえるのよ。ただし、正確には「知る」ことはInputの一部だから、「一を聞いて10を話す」というのがデキBiz的なのよ。

デキBizで「外見の管理」と呼んでおるのは、まさにこの「Outputすること」を管理することでもあるのじゃ。良いOutputをするには、良いInputを仕入れなければならない。つまり知識じゃな。

「知識は力」のところの視点で「Input」して、「外見の管理」のところで覚える視点で「Output」していこうっていうことだね??うーん。つながってきたぞ~。

そのとおりよ。なかなか飲み込みが早くなったわね。
そしてInputよりOutputが多い方が、当然良い仕事をしていることになるわ。
これをちゃんとチェックしていきましょう、ということなのよ。
余暇と並んで、デキBizピラミッドの最後の項目だからね。がんばって。
はーい、がんばってみる。


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